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榆林市机关事务服务中心 关于印发《榆林市机关事务服务中心后勤管理办法》的通知
来源:后勤科    时间:2019-10-29 14:09:13      【打印】

各科室、各下属单位:

《榆林市机关事务服务中心后勤管理办法》已经主任办公会议研究同意,现印发你们,请组织人员认真学习并遵照执行。      

 

                                                                                       榆林市机关事务服务中心

                                                                                           2019年9月27日

 

榆林市机关事务服务中心后勤管理办法

第一章 总则

第一条 为加强和规范中心后勤管理工作,提高后勤服务质量,根据国务院《机关事务管理条例》《陕西省机关事务管理办法》等法律法规,结合中心实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于中心统管办公区后勤管理工作。具体包括以下方面:事务服务一至四科工作人员管理、办公区后勤管理、绩效考核。

第二章 事务服务科工作人员管理

第三条 事务服务科工作人员要遵守机关事务服务中心工作制度,上下班不得迟到早退。

第四条 事务服务科驻点工作人员统一实行上下班指纹签到制度(每日早、中、晚四签到),事务服务科每月月末调取考勤记录,将考勤情况报政秘科。

第五条 事务服务科工作人员应落实岗位责任制。工作时间坚守工作岗位,做到“四不”。即不串岗、不扎堆闲聊、不玩手机、不在电脑上玩游戏。

第六条 事务服务科工作人员请假需执行请销假制度,不履行请销假手续或请假未获批准不上班的,按旷工处理。工作人员请假半天由事务服务科长审批,1天由事务服务科长签署意见后报分管领导审批,1天以上由事务服务科长和分管领导签署意见后报中心主要领导审批。

第七条 事务服务科科室负责人随机抽查各办公区驻点工作人员在岗情况,驻点工作人员在上班期间脱岗、外出办私事、一经发现每次记旷工一天。长期脱岗情况,报中心政秘科。

第三章 办公区后勤管理

第八条 安全管理

(一)各服务公司需按照中心管理要求及相关安全制度规范保障服务区域内的安全,有各类基础工作档案。

(二)各服务公司工作人员要熟悉工作环境,熟悉并能使用各类安全、消防设施和各种灭火器材。

(三)各服务公司需要维持管理区域内安全及公共秩序,各服务公司根据服务区域特点与具体情况有具体处理和预防各类突发事件的工作预案。

(四)各服务公司要确保管理区域内无火灾、无治安、刑事案件发生,并保证全年无重大安全责任事故发生。

第九条 服务人员配备管理

各服务公司要按照服务需求配备服务人员,人员花名册和岗位安排情况报事务服务科备案。

第十条 服务公司日常管理

(一)物业公司应建立服务区域内的物业管理规章制度和工作台账,明确工作人员岗位职责。

(二)餐饮公司必须办理《食品经营许可证》,《食品经营许可证》复印件报事务服务科备案。工作人员要取得健康证方可上岗,健康证复印件报事务服务科备案。

(三)电梯维保公司要根据《电梯维保合同》建立每部电梯维护保养档案,按合同约定至少每15日进行一次维保。维保公司负责配合我中心做好电梯年检工作,若因为维保公司的原因错过年检时间,责任由电梯维保公司承担。

(四)空调维保公司要根据《空调维保合同》对中央空调进行维护保养,完善维保记录,并报事务服务科备案。

(五)消防维保公司要根据《消防维保合同》对消防系统全部设备进行维护与保养,并负责每年度消防设施设备检测工作。

(六)运维服务(弱电维保)公司要根据合同对办公区网络、视频监控系统和弱电机房设备进行定期检查、测试、维修和保养,确保设备的正常运行并做好每次维护保养的记录。在工作期间不得对相关信息进行查询、下载,不得泄露工作秘密,一旦泄密要承担相应的法律责任。

(六)各服务公司工作人员上岗期间必须保持良好的精神风貌,分岗位统一着装。要做到衣着整洁、得体、大方,讲究仪表,以礼待人,语言文明。

(七)各服务公司特种设备操作人员必须持证上岗,相应的特种设备操作证书复印件报事务服务科备案。

第十一条 水、电、天然气、供热管理

(一)办公区水、电、天然气需要办理开户(口)及过户手续的,由事务服务科对接办公区入驻单位开具过户相关证明,并派出工作人员到自来水公司、供电公司、天然气公司办理开户(口)及过户手续。

(二)开户或过户后,由中心财务科分别和供水、供电公司签订相应的用水、用电合同。供热合同由财务科代表中心与供热公司在集中供热期前签订。

(三)服务公司应对所辖办公区水、电、天然气的使用情况建立台账,及时了解水、电、天然气的使用情况。在欠费前一周将书面申请报事务服务科,事务服务科在一个工作日内报财务科及时购买。供热费用按照供热合同约定的金额由财务科一次性支付。

第十二条 餐厅食材配送管理

(一)由中心按照“货比三家”的原则确定食材供应商并签订合作协议,餐饮公司向事务服务科报送菜谱及所需食材,事务服务科报分管领导审核通过后向食材供应商提交食材采购清单,食材供应商按照采购清单统一配送至相应办公区。

(二)食材配送到办公区后,由餐饮公司厨师长验收食材,食材验收合格后存入专用库房,驻点工作人员负责食材的保管、登记、发放。

(三)食材配送管理细则由事务服务科制定。

第十三条 各类设施设备常用配件及厨房餐厅设备管理

(一)鉴于中心统一管理的办公区设施设备众多,部分设施设备使用率高,日常配件容易损坏,为方便日常维修,特设立各类设施设备常用配件库房(常用配件由事务服务科联系服务公司确定),由中心统一采购常用配件存入库房。

(二)服务公司领取常用配件进行维修时,需将损坏的配件交回库房(即交旧换新)。

(三)办公区购买短缺的厨房设备时,由餐饮公司向事务服务科提出购买申请并附设备明细,事务服务科和分管领导审核通过后,报财务科和财务科分管领导核准后、由中心主任审批购买。采购的设备属于固定资产的,财务科应及时记入固定资产账。

第十四条 维修管理

(一)本条所称维修包括所管办公区土建工程类项目、院墙、屋顶、上下暖水管、卫生间、电梯、空调、消防、锅炉、监控设备、强电弱电、院内路灯、厨房天然气设施设备、化粪池等维修(护)。

(二)由服务公司承担的小型维修

1、物业管理公共区域的小型维修,如管道、水龙头、公用照明、开关等公共设施设备维修、更换,单项单件维修费用(含物件更换费用)等低于500元(部分老旧办公区为300元)的,维修费用由物业公司承担。更换维修件、数及维修费用不得累计相加。

2、电梯的小型维修,需要更换的电梯零部件价格在200元以下的(含本数,单个金额不累计相加),维修费用由电梯维保公司承担。

3、中央空调的小型维修,更换零部件单批次在1000元以下的,维修费用由空调维保公司承担。

(三)由机关事务服务中心承担的维修

1、物业管理公共区域、电梯、空调、运维(弱电、网络、视频监控)项目:物业管理公共区域内单项维修超过500元(老旧办公区单项维修超过300元)、电梯零配件更换单个超过200元、中央空调和运维(弱电、网络、视频监控)更换零配件单批次超过1000元,统一由事务服务科与物业公司会同入驻主体单位提出维修(护)申请(包括维修工程量及明细、所需材料型号等),事务服务科及科室分管领导实地查看后提出初审意见,经基建房产科或财务科核准后报中心主要领导审批,事务服务科在基建房产科、财务科科长监督下抽取中标设计单位、评估造价公司。5万元以上的由主任办公会研究决定,事务服务科在基建房产科、财务科科长监督下抽取建设中标公司签订项目合同并组织实施,5万元以下的主要领导同意后,事务服务科在基建房产科、财务科科长监督下抽取建设中标公司组织实施。项目工程完成后由事务服务科分管领导、事务服务科验收,验收完成后将票据、审批手续、合同和验收单齐备后报销费用。财务科负责经费的管理、审核及支付。

2、其他需要机关事务服务中心承担维修的项目:办公区上下暖水管、卫生间、消防、锅炉、监控设备、强电弱电、院内路灯、厨房天然气设施设备、化粪池等有关维修。

3、所有需要机关事务服务中心维修的项目,由所在科室填写《榆林市机关事务服务中心维修(护)审批表》,限时办结。

第四章 绩效考核

第十五条 服务公司的绩效考核由事务服务科负责组织、实施。

第十六条 考核分为日常考核、月度考核、季度考核。

(一)日常考核

驻点工作人员每天(工作日)对服务公司进行考核,填写《物业服务日常考核表》、《餐饮服务日常考核表》、《电梯维保日常考核表》、《空调维保日常考核表》、《消防维保日常考核表》、《运维服务日常考核表》,由驻点工作人员与服务公司项目经理共同签字确认。日常考核将作为月度考核的重要依据。考核过程中如发现问题需及时反馈给服务公司相关负责人,并跟踪整改落实。

(二)月度考核

月度考核于每月30日前完成。每月由事务服务科汇总当月对服务公司的日常考核情况。月度考核结果与服务公司服务费挂钩(详见下表),由事务服务科根据月度考核结果和合同约定标准填写《服务费用支付申请表》报财务科,经财务分管领导、中心主要领导审批,后由财务科支付服务费。

序号

考核结果等级

考核成绩

服务费支付比例

1

A

85-100分

当月服务费全额支付(物业公司、餐饮公司电梯维保、空调维保、消防维保、运维服务公司均适用)。

2

B

75-85分

扣除当月服务费的3%(适用物业公司、电梯维保公司、空调维保、消防维保、运维服务公司);扣除当月服务费的1%(适用餐饮公司)。

3

C

70-75分

扣除当月服务费的5%(适用物业公司、电梯维保公司、空调维保、消防维保、运维服务公司);扣除当月服务费的3%(适用餐饮公司)。

4

D

70分以下

扣除当月服务费的7%(适用物业公司、电梯维保公司、空调维保、消防维保、运维服务公司);扣除当月服务费的5%(适用餐饮公司)。

在考核期,凡有下列情况之一者其当月考核成绩不得列为A级。

1、服务公司员工与入驻单位职工发生矛盾,造成不良影响的;

2、入驻单位对服务公司服务质量不满意,以书面形式告知我中心的。

(三)季度考核

季度考核以服务满意度调查形式进行,在每个季度内由事务服务科召集入驻单位代表对后勤服务进行满意度调查,填写服务满意度调查表,并做好数据统计于每季度开始后的三个工作日内报中心领导。服务满意度将作为续签合同的重要参考依据。

第五章 附则

第十七条 本办法由榆林市机关事务服务中心负责解释。

第十八条 本办法自2019年9月27日起施行。

 

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